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Desde siempre el asistente administrativo ha sido de gran importancia en las empresas, organizaciones entre otras.
La asistencia administrativa se desarrollo por la necesidad de un apoyo para los grandes cargos en empresas u organizaciones, sin saberlo desde hace mucho tiempo se viene desarrollado esta actividad, un claro ejemplo esta en la organización que tenían las diferentes tribus, existía un jefe pero el tenia una o varias personas mas que lo acompañaban y apoyaban sus desiciones.
El asistente administrativo es uno de los cargos mas importantes en una organización empresarial ya que en este cargo se desarrollan diversas funciones y estas a su vez son muy importantes para que una empresa, organización entre otras, funcione de una manera organizada, ya que este cargo es tan importante en una organización empresarial es de suma importancia que la persona que se va a desempeñar en esta área tenga amplios conocimientos en los temas relacionados con el mismo, como en el área de la informática, puesto que cada día esta mas avanzada y se esta usando mas la tecnología en el campo empresarial, algo muy importante también es tener al menos conocimientos medios en ingles, ya que es un idioma importante en este medio.
La asistencia administrativa tiene grandes oportunidades ya que en cualquier empresa o similares requiere de este cargo.
Para muchas personas trabajar en este cargo es gratificante, y su salario es cómodo.
El asistente administrativo puede laborar en un solo rol o en varios.
La persona que ejerza este cargo debe tener una actitud agradable y positiva ya que es la primera imagen de una empresa u organización.
Un asistente administrativo se puede desempeñar en muchas áreas, como en recursos humanos, contabilidad, marketing, ventas, en proyectos completos, aportando ideas concretas a este, en departamentos financieros para facilitar pagos, cobros, entre otros.
El asistente administrativo debe tener paciencia, habilidades sociales y debe ser alguien muy ordenado que planeé bien sus actividades, que tenga una excelente ortografía, vocabulario amplio, manejó del publico, una muy buena disposición para trabajar en grupo y la mas importante que sea muy responsable, ya que sobre este cargo recaen muchas actividades de gran importancia.
Las habilidades necesarias que requiere un asistente administrativo son grandes dotes de comunicación y organización.
Esta es una profesión de apoyo a las empresas en general.
PERFIL OCUPACIONAL DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO.
Asistentes Administrativos
Supervisores,
Empleados de información y servicio al Cliente,
Supervisores,
Empleados de Apoyo Administrativo,
Organizadores de Eventos,
Asistentes Contables y Financieros.
PRINCIPALES FUNCIONES QUE SE EJECUTAN:
Estructurar ideas para el diseño de instrumentos de evaluación, conforme
con las políticas de la organización.
Evaluar los resultados de las propuestas de mejoramiento teniendo en
cuenta los beneficios del clima organizacional.
Apoyar el proceso del desarrollo de los programas de la Unidad
Administrativa, siguiendo los lineamientos establecidos por la organización.
Ejecutar las actividades que se deriven de la función de la Unidad
Administrativa, de acuerdo con el manual de procedimientos.
Asignar Actividades de acuerdo con las prioridades.
Verificar las actividades asignadas al personal de la Unidad Administrativa,
de acuerdo con las normas de la organización.
Presentar informes sobre las necesidades de capacitación del personal de
la Unidad Administrativa, de acuerdo con las políticas de la Organización.
Obtener información sobre necesidades de capacitación de acuerdo con las
políticas de la organización.
Atender personalmente a los clientes de acuerdo con las políticas de la
organización.
Ofrecer a los clientes atención, utilizando la tecnología y normas de
cortesía.
FUNCIONES:
- Elaborar los inventarios, con el fin de llevar el control de los movimientos de los productos.
- Trabajar con la fuerza de ventas de Perú en la coordinación de visitas a clientes y usuarios para reuniones, capacitaciones o cursos.
- Administrar la cartera y cobranza de la operación.
- Realizar y recibir las llamadas telefónicas.
- Atención de proveedores, clientes, visitantes, etc
- Control permanente de los status de antigüedad de los estados de cuenta de la cartera de clientes
- Realizar los trabajos de transcripción que sean requeridos con su respectivo control de archivo.
CENTRO DE TRABAJOS:
Pueden ser cualquier lugar donde sea necesaria una persona que tenga la capacidad suficiente, pudiendo ser una empresa privada, una Administración Pública o cualquier otro lugar donde se deban desarrollar las funciones descritas.
En las distintas Administraciones Públicas se requieren otras características añadidas a las exigidas y que están redactados en las distintas leyes estatales, autonómicas o locales para tener acceso al puesto de trabajo, asimismo es necesario superar alguna prueba consistente en responder una serie de preguntas o realizar una supuesta práctica o alguna prueba con la tecnología que se utiliza en ese momento, como puede ser de mecanografía o soltura con algún software informático, donde se demuestra que tiene la capacitación necesaria para el desempeño de la tarea. La ventaja de trabajar en las Administraciones Públicas se halla en que es un trabajo para toda la vida (funcionario público) mientras las leyes no digan lo contrario.
En algunas empresas privadas también se da algún caso puntual donde es necesario realizar alguna prueba demostrativa corporal de capacitación, pero muchas de éstas pueden ser «empresas familiares» donde todo quede entre parientes, siendo ellos mismos los que ejerzan de jefes y trabajadores, por lo que el acceso es más limitado. Pero que es secretario(a) en si es una persona que ejerce un trabajo en oficina y que es muy indispensable su labor.
